複雑な法改正を分かりやすく社内に説明するための"ブログ作成ワークフロー"活用術

使用するツール

• ブログ記事作成ワークフロー

難しい法改正を社員に分かりやすく周知したい

多くの事業者は、インボイス制度や電子帳簿保存法といった、頻繁に更新される複雑な法改正に対応する必要があります。これらの法改正は、経理業務だけでなく、日々の業務フローにも影響を与えるため、全スタッフへの正確な周知と理解が不可欠です。しかし、要項を配布したり、会議で説明したりするだけでは、社員の理解度には差が出てしまいます。

今回は「ブログ記事作成ワークフロー」を使って、インボイス制度が日常業務にどう影響するかという観点で、宿泊業を例にとって社内通達文を作成する方法をご紹介します。この記事では、AIを活用して複雑な法改正に関する情報を分かりやすくスタッフに伝え、全社的なコンプライアンス意識を高めるための具体的な方法を習得できます。

具体的な手順

ステップ１：ミッションを登録

インボイス制度に限らず、今後のすべての法改正や重要ルールの周知において、AIが適切なコンテンツ（社内通達文など）を作成するためのミッションを登録します。

ステップ２：ブログ記事作成ワークフローで記事を作る

ミッションを選択し、記事作成ワークフローを進めます。今回は「インボイス制度」をテーマに、最も顧客対応が多いフロント係向けの記事を作成していきます。

①キーワードを選ぶ／考える

表示されるキーワードは選ばず、「インボイス 現場対応」と入力します。

②タイトルを選ぶ／考える

「みつもの旅館のインボイス制度・現場対応完全ガイド（フロント係用）」を送信します。

③構成を考える

最も適切と考える候補案を1つ選びます。

④本文が出力される

一旦、ブログ記事として本文が出力されます。

ステップ３：AIに「スタッフ向けの通達文」を作成させる

ステップ２で作成した記事内容を参考に、AIに社内に向けた通達文を作成させます。

特に、経理知識がないスタッフでも理解できるよう、具体的な業務フローの変更点に焦点を当てることが重要です。

この指示により、インボイス制度に関する完全な知識を持っていない担当者でも、フロント係に向けた通達文の素案を迅速に作成できます。

ステップ４：AI活用でコンテンツを強化し、全社的なコンプライアンスを確立する

AIが作成した分かりやすいコンテンツ（ステップ３の社内通達文など）を活用し、スタッフ全員のコンプライアンス意識を高めます。法改正への対応漏れを防ぎ、組織全体の意識を強化することができます。

コンテンツの活用方法

• 社内掲示板への掲載
  作成された通達文を社内ブログに掲載し、全スタッフがいつでもアクセスできるようにする。
• 研修資料への活用
  新入社員研修や定期的なコンプライアンス研修の資料として活用する。
• FAQの作成
  スタッフから寄せられた質問を基に、AIへ追加指示を出し、FAQを作成し、ナレッジベースに組み込む。（例：「インボイス制度を知らない社員が多いため、想定される質問事項をまとめたQ&Aを作成してください。」）

活用によって得られる成果（例）

• 法改正対応の周知徹底と理解促進
  複雑な法改正の内容を、AIが分かりやすいコンテンツに変換することで、全スタッフの理解を促進し、正確な対応を促します。
• コンプライアンス強化とリスク低減
  スタッフ一人ひとりのコンプライアンス意識を高め、法改正への対応漏れや誤りを防ぐことで、組織全体のコンプライアンスリスクを低減します。
• 業務効率化と教育コスト削減
  マニュアル作成や研修資料作成にかかる時間と労力をAIが代替することで、担当者の負担を軽減し、教育コストの削減にも繋がります。

法改正・施行から3ヶ月後の効果

• インボイス制度に関する社内コンプライアンス違反件数：0件
• 社内ブログ等での通達文の閲覧率：90%以上
• 法改正に関する問い合わせ件数：3ヶ月間とも前月比30%ずつ減少

まとめ

今回は、「ブログ記事作成ワークフロー」を活用することで、複雑な法改正や行政手続きといった専門的な内容を、専門知識のないスタッフにも理解できるコンテンツに変換する方法をご紹介しました。

これは、担当者自身が完全な知識を持っていない場合にも、現場目線に立った通達文の素案を作成できるという点で非常に有効です。

AIによる分かりやすい通達文の作成は、全スタッフのコンプライアンス意識を底上げし、法改正への対応漏れを防ぐ効果的な手段です。専門家のチェックを最終的に経ることで、情報の正確性を担保しながら、組織全体のコンプライアンス体制を迅速かつ効率的に強化できます。